Jak v Sýkora IT využíváme Rovo pro školení a testování pracovníků

Pravidelné školení pracovníků v oblasti informační bezpečnosti a interních předpisů je důležitou součástí fungování organizace. Samotné proškolení ale nestačí. Potřebujeme také průběžně ověřovat, že pracovníci pravidlům skutečně rozumí a dokážou je aplikovat v praxi.

V Sýkora IT tento proces řešíme pomocí Atlassian Rovo. Namísto jednoho statického testu, který je potřeba ručně připravovat a při každé změně směrnice aktualizovat, využíváme Rovo k vytvoření interaktivního způsobu ověřování znalostí pracovníků.

Proč využíváme Rovo k testování?

V rámci našich projektů potřebujeme pravidelně kontrolovat proškolení interních i externích pracovníků, například v oblasti informační bezpečnosti nebo znalosti interních předpisů.

Klasický přístup obvykle znamená připravit sadu otázek, nastavit test a následně jej pravidelně kontrolovat a aktualizovat. Jakmile se ale změní interní směrnice nebo jiný podkladový dokument, vzniká další administrativní práce. Je potřeba projít otázky, ověřit jejich aktuálnost a případně připravit novou verzi testu.

Navíc jsme nechtěli, aby pracovníci každý rok absolvovali stále stejný test se stejnými otázkami.

Proto jsme hledali způsob, jak větší část tohoto procesu automatizovat a současně zachovat kontrolu nad tím, z jakých podkladů test vychází.

Rovo jako základ pro interaktivní testování

Pro tento účel jsme vytvořili řešení postavené na Rovo agentovi, který pracuje s definovanými firemními podklady.

Pracovník tak neprochází pouze předem připraveným formulářem s pevnou sadou otázek. Testování probíhá interaktivně a otázky mohou vycházet z aktuálního obsahu příslušných směrnic a dalších dokumentů.

Díky tomu může být každé testování trochu jiné, zatímco jeho obsah zůstává navázaný na stejné požadavky organizace.

Rovo nám v tomto scénáři přináší několik výhod:

• Testování podle aktuálních podkladů – při změně směrnice není nutné přepisovat test nebo myslet na jeho úpravu.

• Interaktivní průběh

  – pracovník komunikuje přímo s agentem namísto vyplňování stále stejného formuláře.
• Variabilní otázky – jednotlivá testování obsahují různé sady otázek.
• Vícejazyčná podpora – stejný scénář lze využít i pro pracovníky komunikující v různých jazycích, agent se přizpůsobí jazyku uživatele.
• Automatizace celého procesu – testování lze propojit s dalšími Atlassian nástroji a spouštět podle předem nastavených pravidel.

Automatizace testování v Atlassian prostředí

Samotný Rovo agent je pouze jedna část řešení. Důležitou roli u nás hraje také Jira Automatizace prostřednictvím které můžeme celý proces řídit.

Testování lze například automaticky naplánovat v pravidelném intervalu nebo spustit pro konkrétní skupinu pracovníků. Pro jednotlivé uživatele se vytvoří odpovídající úkoly a pracovník následně absolvuje test prostřednictvím Rovo.

Po jeho dokončení lze výsledek automaticky zaznamenat přímo do příslušného ticketu. Organizace tak získává také přehled o tom, kdo test absolvoval a s jakým výsledkem.

Nevzniká tedy samostatný proces mimo používané pracovní prostředí. Testování, automatizace i evidence výsledků mohou zůstat přímo v Atlassian ekosystému.

Jednodušší správa testů

Jedním z hlavních důvodů, proč jsme tento přístup zvolili, je úspora času při přípravě a následné údržbě testů.

U statického testu musí někdo pravidelně kontrolovat nejen samotné směrnice, ale také všechny navazující otázky. S využitím Rovo se větší část této práce přesouvá na agenta, který vychází přímo z aktuálních podkladů.

Role odpovědné osoby, například CISO nebo vlastníka konkrétní směrnice, se tím mění. Namísto opakované přípravy testovacích otázek se může soustředit především na kontrolu toho, zda má agent správné podklady a zda celý proces funguje podle očekávání.

Automatizace zároveň omezuje další rutinní činnosti – od vytváření testovacích úkolů přes jejich přidělování až po evidenci výsledků.

Rovo jako součást praktického využití AI v Atlassianu

Tento use case dobře znázorňuje, že Rovo nemusí sloužit pouze k vyhledávání informací nebo odpovídání na otázky nad firemní dokumentací.

Ve spojení s Jira, Confluence a automatizacemi může být součástí konkrétního firemního procesu, ve kterém AI pracuje s interními znalostmi a zároveň navazuje na existující workflow organizace.

Pro nás je školení a testování pracovníků jedním z příkladů, kde takové propojení dává praktický smysl: snižuje množství manuální práce, umožňuje průběžně pracovat s aktuálními podklady a současně zachovává potřebnou evidenci a kontrolu nad celým procesem.

Máte podobný use case nebo hledáte způsob, jak využít Rovo ve vlastní organizaci? Ozvěte se nám. Rádi s vámi projdeme možnosti a navrhneme řešení odpovídající vašemu prostředí.