Wie wir bei Sykora IT Rovo für die Schulung und Prüfung unserer Mitarbeiter einsetzen

Regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter zu den Themen Informationssicherheit und interne Richtlinien sind ein wichtiger Bestandteil der Betriebsabläufe eines Unternehmens. Doch Schulungen allein reichen nicht aus. Wir müssen zudem kontinuierlich überprüfen, ob die Mitarbeiter die Regeln tatsächlich verstehen und in der Lage sind, diese in der Praxis anzuwenden.

Bei Sykora IT verwalten wir diesen Prozess mithilfe von Atlassian Rovo. Anstatt uns auf einen einzigen statischen Test zu verlassen, der manuell vorbereitet und bei jeder Richtlinienänderung aktualisiert werden muss, nutzen wir Rovo, um eine interaktive Methode zur Überprüfung des Wissens der Mitarbeiter zu schaffen.

Warum nutzen wir Rovo für Tests?

Im Rahmen unserer Projekte müssen wir regelmäßig die Schulung sowohl interner als auch externer Mitarbeiter überprüfen, beispielsweise in den Bereichen Informationssicherheit und interne Richtlinien.

Der herkömmliche Ansatz besteht in der Regel darin, einen Fragenkatalog zu erstellen, einen Test einzurichten und diesen anschließend regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Sobald sich jedoch eine interne Richtlinie oder ein anderes Quelldokument ändert, entsteht zusätzlicher Verwaltungsaufwand. Die Fragen müssen überprüft, ihre Richtigkeit verifiziert und der Test bei Bedarf aktualisiert werden.

Außerdem wollten wir vermeiden, dass die Mitarbeiter jedes Jahr denselben Test mit denselben Fragen absolvieren müssen.

Deshalb suchten wir nach einer Möglichkeit, einen größeren Teil des Prozesses zu automatisieren und gleichzeitig die Kontrolle über die Quellmaterialien zu behalten, auf denen der Test basiert.

Rovo als Grundlage für interaktive Tests

Zu diesem Zweck haben wir eine Lösung auf Basis eines Rovo-Agenten entwickelt, der mit definierten Unternehmensquellmaterialien arbeitet.

Anstatt ein vordefiniertes Formular mit festgelegten Fragen auszufüllen, durchlaufen die Mitarbeiter einen interaktiven Testprozess. Die Fragen können auf der Grundlage der aktuellen Inhalte relevanter Richtlinien und anderer Dokumente generiert werden.

Dadurch kann jeder Test leicht variieren, basiert aber dennoch auf denselben organisatorischen Anforderungen.

In diesem Szenario bietet uns Rovo mehrere Vorteile:

• Tests auf der Grundlage aktueller Ausgangsunterlagen – wenn sich eine Richtlinie ändert, müssen Sie den Test nicht manuell umschreiben oder daran denken, ihn zu aktualisieren.

• Interaktive Tests – Mitarbeiter interagieren direkt mit dem Agenten, anstatt immer wieder dasselbe Formular auszufüllen.

• Variable Fragen – einzelne Tests können unterschiedliche Fragenkataloge enthalten.

• Mehrsprachige Unterstützung – dasselbe Szenario kann für Mitarbeiter verwendet werden, die in verschiedenen Sprachen kommunizieren, da sich der Chatbot an die Sprache des Nutzers anpasst.

• Automatisierung des gesamten Prozesses – Die Tests lassen sich mit anderen Atlassian-Tools verknüpfen und gemäß vordefinierter Regeln auslösen.

Automatisierung von Tests in der Atlassian-Umgebung

Der Rovo-Agent selbst ist nur ein Teil der Lösung. Jira Automation spielt ebenfalls eine wichtige Rolle und ermöglicht es uns, den gesamten Prozess zu verwalten.

Tests können beispielsweise in regelmäßigen Abständen automatisch geplant oder für eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern ausgelöst werden. Für einzelne Benutzer werden entsprechende Aufgaben erstellt, die den Test dann über Rovo absolvieren.

Sobald der Test abgeschlossen ist, kann das Ergebnis automatisch direkt im entsprechenden Jira-Ticket erfasst werden. Dadurch erhält das Unternehmen einen Überblick darüber, wer den Test absolviert hat und mit welchem Ergebnis.

Es besteht daher keine Notwendigkeit, einen separaten Prozess außerhalb der bereits genutzten Tools zu schaffen. Testverfahren, Automatisierung und die Nachverfolgung der Ergebnisse können alle innerhalb des Atlassian-Ökosystems verbleiben.

Einfacheres Testmanagement

Einer der Hauptgründe, warum wir uns für diesen Ansatz entschieden haben, ist die Zeitersparnis bei der Vorbereitung und Pflege von Tests.

Bei einem statischen Test muss jemand regelmäßig nicht nur die Richtlinien selbst, sondern auch alle zugehörigen Fragen überprüfen. Mit Rovo wird ein Großteil dieser Arbeit vom Agenten übernommen, der direkt mit den aktuellen Ausgangsmaterialien arbeitet.

Die Rolle der verantwortlichen Person, wie beispielsweise des CISO oder des Verantwortlichen für eine bestimmte Richtlinie, verändert sich daher. Anstatt immer wieder Testfragen zu erstellen, kann sie sich in erster Linie darauf konzentrieren, zu überprüfen, ob der Agent über die richtigen Ausgangsmaterialien verfügt und ob der gesamte Prozess wie erwartet funktioniert.

Die Automatisierung reduziert zudem weitere Routineaufgaben, von der Erstellung und Zuweisung von Testaufgaben bis hin zur Erfassung der Ergebnisse.

Rovo als praktischer Einsatz von KI in Atlassian

Dieser Anwendungsfall zeigt, dass Rovo nicht nur für die Suche nach Informationen oder die Beantwortung von Fragen auf der Grundlage von Unternehmensdokumentationen eingesetzt werden muss.

In Kombination mit Jira, Confluence und Automatisierung kann es Teil eines spezifischen Geschäftsprozesses werden, in dem KI mit internem Wissen arbeitet und sich gleichzeitig in die bestehenden Arbeitsabläufe des Unternehmens integriert.

Für uns ist die Schulung und Prüfung von Mitarbeitern ein Beispiel dafür, wo diese Art der Integration praktischen Nutzen bringt: Sie reduziert manuellen Aufwand, ermöglicht die kontinuierliche Arbeit mit aktuellen Quellenmaterialien und gewährleistet gleichzeitig das erforderliche Maß an Nachvollziehbarkeit und Kontrolle über den gesamten Prozess.

Haben Sie einen ähnlichen Anwendungsfall oder suchen Sie nach Möglichkeiten, Rovo in Ihrem Unternehmen einzusetzen? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir besprechen gerne die Möglichkeiten mit Ihnen und schlagen Ihnen eine auf Ihre Umgebung zugeschnittene Lösung vor.